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关于做好2019年度文件材料归档工作的通知

撰稿:党政办  审核:尹岩 来源:档案室  时间:2020/7/6 12:39:56  点击数:2330

各系、部,有关单位:

为完整、准确、系统地收集、保存nba篮球竞彩网档案,认真贯彻落实《nba篮球竞彩网信息技术职业nba篮球竞彩网文件材料归档范围和保管期限表》,切实做好2019年度归档文件材料的收集整理工作,实现档案管理的规范化、标准化、信息化。现就有关事项通知如下:

一、归档范围

各类文件材料的归档范围依据《nba篮球竞彩网信息技术职业nba篮球竞彩网文件材料归档范围和保管期限表》执行。各单位应安排专人对本单位形成的各类文件材料进行收集、整理,统一归档。2019年度以前尚未归档的各类文件材料,一并按要求分年度整理归档。

二、归档材料质量要求

(一)归档文件材料应齐全完整;纸质文件材料应为原件(移交复印件应注明原件去向);上级来文与文件处理单并存,本校文件与文件签发单、定稿并存,正文与附件并存,请示与批复并存。

(二)实行纸质文件、电子文件双套归档制。电子文件归档时,必须同时提供纸质文件。

(三)文件材料用纸应规范,书写、打印、用印等应用耐久材料;字迹、印信等应清晰、完整;责任者和成文时间应标明。

(四)声像材料归档时应附有文字说明,并注明责任者、形成时间、内容等,归档的声像材料应图像清晰、音质良好。

三、归档程序

(一)归档验收:文件材料移交时,交接双方须当面清点核对,档案室按档案管理要求进行检查验收,不符合要求的退回归档部门,合格后方可办理移交手续。

(二)移交手续:各归档单位兼职档案员负责向档案室移交本单位的文件材料。移交时,须填写《nba篮球竞彩网信息技术职业nba篮球竞彩网文件移交登记表》(见附件1),并一式两份,双方签字盖章后各留一份备查。

(三)请各单位兼职档案员关注合信院档案工作交流群(群号:562385205),加强档案工作联系。

(四)为保证nba篮球竞彩网各单位及时、规范归档工作,档案室实行催档制度。对归档期限内未能实现应有文件材料归档的单位,向该单位发出书面催档通知书,要求在限定时间内完成归档工作。限定时间之内,应归档文件材料还不能归档的,档案室每2个月一次向该单位发出《催档通知书》,定期提醒该单位,直至该单位完成归档工作。

(五)请各单位于2020年7月6日前完成归档移交工作。

档案室

2020年7月6日

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